Chaque encre, chaque lot, chaque client.Sans y penser.

Oui. En Belgique, l'arrêté royal du 25 novembre 2005 impose de pouvoir présenter la marque et le numéro de lot des encres utilisées, séance par séance. En France, le dispositif de tatouvigilance repose sur la même capacité : retrouver qui a reçu quoi, et quand. Dans les deux cas, ce n'est pas la forme du registre qui compte, mais votre capacité à le produire.

Il faut pouvoir identifier tous les clients ayant reçu le lot concerné, puis les informer. C'est précisément le point où un classeur papier échoue : le rappel est publié dans une base européenne, personne ne vous prévient, et la recherche se fait à rebours. TraceSafe croise les rappels avec vos lots enregistrés et vous désigne directement les clients concernés.

TraceSafe les conserve 10 ans. Cette durée correspond au délai de prescription des actions personnelles, pendant lequel un client peut encore engager votre responsabilité : conserver moins longtemps vous priverait de votre propre preuve. La purge est ensuite automatique, conformément au principe de limitation de conservation du RGPD.

Par un document signé, dont un exemplaire est remis au client. TraceSafe fait signer à l'écran ou à distance, horodate la signature et rattache le document à la séance concernée. Le jour d'un contrôle ou d'une réclamation, le consentement se retrouve avec la séance, pas dans une pile.