Conditions Générales d'Utilisation

Article 1 — Éditeur de la plateforme

La plateforme TraceSafe est éditée par AVOMARC Accompagnement ASBL, association sans but lucratif de droit belge régie par le Code des Sociétés et des Associations (CSA, loi du 23 mars 2019), dont le siège social est situé au Boulevard André Delvaux 15/2-1, 7000 Mons, Belgique, immatriculée sous le numéro BCE 0550.946.142, numéro de TVA : BE 0550.946.142.

Article 2 — Définitions

Article 3 — Objet de la plateforme

TraceSafe est une plateforme SaaS (Software as a Service) de gestion de la traçabilité des produits utilisés lors de prestations de soins corporels : tatouage, perçage, maquillage permanent (PMU), esthétique, coiffure et secteurs similaires.

Elle permet aux Utilisateurs professionnels de :

• Enregistrer et gérer leurs produits, lots, dates de péremption et fournisseurs
• Créer et archiver des fiches clients et des consentements éclairés numériques
• Générer des documents PDF de traçabilité et de consentement horodatés
• Recevoir des alertes de rappel produit ou d'expiration
• Effectuer des recherches de lots en cas d'incident ou de rappel sanitaire
• Scanner des codes-barres/QR pour identification rapide des produits
• Documenter un accord d'acompte signé par le client (module optionnel — voir guide /legal/acompte)
• Faire signer les documents à distance ou via QR code (signature électronique simple — eIDAS art. 8.6 nouveau Code civil belge)
• Recueillir le consentement éclairé du client (informations médicales, risques spécifiques par prestation, déclarations légales) ainsi que son consentement au droit à l'image (RGPD art. 9)

Article 4 — Création de compte et conditions d'accès

L'accès aux fonctionnalités de la Plateforme nécessite la création d'un compte personnel. L'Utilisateur garantit que les informations fournies lors de l'inscription sont exactes, complètes et à jour. Toute fausse déclaration engage la responsabilité exclusive de l'Utilisateur.

Acceptation des CGU :La création d'un compte implique l'acceptation expresse et sans réserve des présentes CGU, matérialisée par le cochage obligatoire de la case prévue à cet effet lors de l'inscription. Conformément à l'article XII.6 du Code de droit économique belge (CDE), cette acceptation est horodatée et conservée en base de données à titre de preuve.

L'Utilisateur est seul responsable de la confidentialité de ses identifiants. Toute connexion depuis son compte est présumée lui être imputable. En cas de compromission, il doit notifier TraceSafe sans délai à contact@nodelime.com.

La Plateforme est réservée exclusivement aux professionnels agissant dans le cadre de leur activité commerciale. L'accès est réservé aux personnes majeures (18 ans révolus). TraceSafe se réserve le droit de suspendre tout compte dont les informations seraient manifestement incorrectes ou frauduleuses.

Déconnexion automatique pour inactivité : par mesure de sécurité (art. 32 RGPD), la session de l'Utilisateur est automatiquement fermée après une période d'inactivité configurée par l'owner du salon (30 minutes à 6 heures, par défaut 2 heures). Un message d'avertissement est toujours affiché 5 minutes avant la déconnexion, permettant de prolonger la session en un clic. Cette mesure protège contre l'accès non autorisé en cas de poste laissé ouvert sans surveillance.

Article 5 — Abonnements et conditions financières

L'accès à certaines fonctionnalités est conditionné à la souscription d'un abonnement payant. Les tarifs sont affichés sur la page des offres, libellés en euros (EUR) et exprimés hors TVA (HTVA). La TVA belge au taux de 21 %est applicable pour les clients établis en Belgique. Les professionnels assujettis à la TVA établis dans un autre État membre de l'Union européenne peuvent appliquer le mécanisme de l'autoliquidation (art. 196 de la Directive TVA 2006/112/CE), sous réserve de fournir un numéro de TVA intracommunautaire valide (vérifié via le système VIES).À défaut d'un tel numéro, la TVA belge au taux de 21 % est appliquée, y compris aux clients établis dans un autre État membre de l'Union européenne. Les clients établis hors UE sont facturés HTVA sous réserve de la réglementation locale applicable. Le détail des tarifs et des règles de TVA figure à l'article 2 des CGV.

TraceSafe se réserve le droit de modifier ses tarifs avec un préavis de 30 joursminimum avant l'entrée en vigueur des nouveaux prix, communiqué par email à l'adresse enregistrée sur le compte.

Les paiements sont traités par un prestataire sécurisé tiers (Stripe ou équivalent certifié PCI-DSS). TraceSafe ne stocke aucune donnée bancaire. Les abonnements sont renouvelés automatiquement sauf résiliation avant la date de renouvellement.

Réservé aux professionnels : la Plateforme est un outil de traçabilité réglementaire destiné à l'exercice d'une activité professionnelle. La souscription d'un abonnement payant est réservée aux professionnelsagissant dans le cadre de leur activité et n'est pas ouverte aux consommateurs au sens de l'article I.1, 2° du Code de droit économique belge.

Droit de rétractation :il en résulte que le délai de rétractation de 14 jours prévu à l'article VI.47 du Code de droit économique belge au bénéfice du consommateur ne s'applique pasà la souscription d'un abonnement TraceSafe.

Article 6 — Obligations et responsabilités de l'Utilisateur

L'Utilisateur s'engage à :

• Utiliser la Plateforme conformément aux lois et règlements belges et européens en vigueur, notamment en matière de protection des données personnelles (RGPD, loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel)
• Obtenir, avant tout enregistrement de données relatives à un Client final, le consentement éclairé, libre et spécifique de ce dernier, conformément aux obligations légales applicables à son activité professionnelle
• Lorsque le Client final est mineur (moins de 18 ans), recueillir le consentement du représentant légal (père, mère, tuteur légal ou autre titulaire de l'autorité parentale) au traitement des données de santé du mineur (RGPD art. 8 et 9.2.a) — la Plateforme exige à cet effet le nom, le lien de parenté et l'accusé explicite du représentant légal
• Ne pas utiliser la Plateforme à des fins illicites, frauduleuses ou portant atteinte aux droits de tiers
• Ne pas tenter d'accéder de manière non autorisée à d'autres comptes ou aux systèmes de TraceSafe
• Maintenir à jour ses informations de compte (coordonnées, activité professionnelle)
• Respecter les obligations légales propres à son activité (déclarations AFSCA, formations, assurances professionnelles, certifications requises en Belgique)
• Ne pas introduire dans la Plateforme des données inexactes ou portant atteinte aux droits des personnes concernées
• Signaler immédiatement tout incident de sécurité ou violation de données dont il aurait connaissance

L'Utilisateur est seul responsable des contenus qu'il enregistre dans la Plateforme et garantit TraceSafe contre tout recours, réclamation ou condamnation résultant de l'utilisation non conforme du service.

Article 7 — Responsabilité de TraceSafe

TraceSafe s'engage à mettre en œuvre tous les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité et la sécurité de la Plateforme. Toutefois, TraceSafe ne saurait être tenu responsable de :

• —Interruptions de service liées à des opérations de maintenance, incidents techniques ou causes extérieures (force majeure, défaillance des infrastructures tiers)
• —Dommages indirects, immatériels ou consécutifs résultant de l'utilisation ou de l'impossibilité d'utiliser la Plateforme
• —L'exactitude ou l'exhaustivité des données enregistrées par l'Utilisateur
• —Conséquences découlant d'une utilisation non conforme aux présentes CGU
• —Actions ou omissions des prestataires tiers (hébergement, paiement, services email)
• —Pertes de données résultant d'une défaillance imprévisible et irrésistible

En tout état de cause, si la responsabilité de TraceSafe venait à être reconnue par une juridiction compétente, elle serait limitée au montant des sommes effectivement versées par l'Utilisateur au titre de son abonnement au cours des 12 derniers mois précédant le fait générateur du dommage.

Fonctionnalités d'intelligence artificielle : Dans la mesure où TraceSafe intègre des outils d'assistance fondés sur l'IA, la responsabilité de TraceSafe est exclue pour toute décision prise par l'Utilisateur sur la base des suggestions générées. Conformément au Règlement (UE) 2024/1689 sur l'intelligence artificielle (EU AI Act), l'Utilisateur est informé du recours à ces systèmes et conserve l'entière responsabilité de ses décisions professionnelles (voir Art. 14).

Module Accord d'acompte : TraceSafe est un outil de documentationpermettant à l'Utilisateur de faire signer électroniquement un accord écrit. TraceSafe ne gère aucune somme d'argent(le versement se fait hors plateforme) et n'effectue aucune validation juridique du contenu signé. L'Utilisateur est seul responsable du choix du type d'accord, du montant demandé, et de la rédaction (ou validation) des conditions d'annulation, qu'il s'engage à rendre conformes aux articles 5.235 du Code civil belge réformé et VI.83 du Code de droit économique (interdiction des clauses manifestement déséquilibrées). Voir le guide complet : /legal/acompte.

Signature à distance / QR : TraceSafe permet à l'Utilisateur de générer un lien à usage unique (URL /sign/<token>) permettant à un client de signer un document (consentement RGPD, consentement de soin, accord d'acompte) depuis son propre appareil — soit en présentiel via QR code, soit à distance via un canal choisi par l'Utilisateur (WhatsApp, e-mail, SMS…). La signature produite a valeur de signature électronique simple au sens du Règlement eIDAS (UE) n° 910/2014 et de l'article 8.6 du nouveau Code civil belge. TraceSafe n'envoie pas l'e-mail/SMS lui-même— le choix du canal et l'envoi sont à la charge de l'Utilisateur, qui assume la confidentialité du lien. Le lien est à usage unique, expire automatiquement après 7 jours, et peut être révoqué à tout moment depuis le tableau de bord.

Article 8 — Protection des données personnelles (RGPD)

8.1 — Qualités et responsabilités distinctes

Dans le cadre de l'utilisation de la Plateforme, deux rôles distincts s'appliquent :

8.2 — Données collectées (compte Utilisateur)

• •Identification : nom, prénom, adresse e-mail, nom du salon/établissement, type de métier
• •Données techniques : adresse IP, logs de connexion, historique d'utilisation
• •Données financières : gérées exclusivement par le prestataire de paiement (non stockées par TraceSafe)
• •Données de consentement : date/heure et version des CGU acceptées

8.3 — Bases légales et finalités

8.4 — Durée de conservation

Les données du compte Utilisateur sont conservées pendant toute la durée de l'abonnement actif, puis archivées pendant 10 ansà compter de la résiliation — durée alignée sur le délai de prescription des actions personnelles en droit belge (art. 2262bis de l'ancien Code civil). Cette durée est paramétrable par l'Utilisateur parmi 5, 10, 15, 30 ans selon les obligations propres à son secteur ; lorsque plusieurs durées s'appliquent, la plus longue prévaut. Les données de consentement (horodatage des CGU) sont conservées 10 ans à titre de preuve légale. Les documents comptables sont conservés 7 ans(art. III.86 du Code de droit économique belge). Les données des Clients finaux sont conservées selon les paramètres définis par l'Utilisateur, dans la limite des obligations légales de son secteur.

8.5 — Vos droits (art. 15 à 22 RGPD)

Toute personne concernée dispose des droits suivants, exerçables en contactant contact@nodelime.com (délai de réponse : 30 jours maximum) :

En cas de réponse insatisfaisante, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de Protection des Données (APD) belge, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — www.autoriteprotectiondonnees.be

8.6 — Transferts hors UE

Les données sont hébergées principalement dans l'Union Européenne (Supabase Frankfurt, Google Cloud Platform région EU). Certains prestataires tiers peuvent occasionnellement accéder à des données depuis des pays tiers ; ces transferts sont encadrés par des Clauses Contractuelles Types (CCT) approuvées par la Commission européenne.

8.7 — Sécurité des données

TraceSafe met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées : chiffrement TLS en transit, chiffrement au repos, authentification sécurisée (Supabase Auth), Row Level Security (RLS) en base de données, accès restreint aux données selon le principe du moindre privilège.

En cas de violation de données personnelles susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, TraceSafe s'engage à notifier l'APD belge dans un délai de 72 heures (art. 33 RGPD) et à vous en informer dans les meilleurs délais si le risque est élevé (art. 34 RGPD).

8.8 — Décisions automatisées et profilage (art. 22 RGPD)

La Plateforme procède à certaines décisions automatisées de nature strictement administrative nécessaires à l'exécution du contrat : contrôle du statut d'abonnement (accès accordé/suspendu), redirections automatiques selon l'état du compte (workspace créé, setup complété), application des limites d'usage (scans IA, nombre de sièges).

Ces traitements ne produisent pas d'effets juridiquesau sens de l'article 22 RGPD et ne relèvent pas du profilage. Aucune décision automatisée n'est prise concernant la souscription, la résiliation ou la facturation sans intervention humaine. Vous conservez le droit d'obtenir une intervention humaine, d'exprimer votre point de vue et de contester ces décisions en contactant contact@nodelime.com.

8.9 — Registre des activités de traitement (art. 30 RGPD)

Conformément à l'article 30 RGPD, TraceSafe tient un Registre des Activités de Traitement (ROPA)documentant chaque finalité, base légale, catégories de données, durées de conservation et destinataires. Ce registre est tenu à la disposition de l'APD belge sur demande. L'Utilisateur professionnel (en qualité de Responsable de traitement pour les données de ses clients finaux) est tenu de maintenir son propre ROPA pour les traitements qu'il opère via la Plateforme.

Article 9 — Propriété intellectuelle

L'ensemble des éléments de la Plateforme (interface, logo, marque TraceSafe, textes, codes, algorithmes, base de données) sont la propriété exclusive de TraceSafe et sont protégés par le droit belge et européen de la propriété intellectuelle : droits d'auteur (CDE, Livre XI, art. XI.165 et s., modifié par la loi du 19 juin 2022 ; Convention de Berne), droit des marques Benelux (CBPI), et protection sui generis des bases de données (CDE, Livre XI, art. XI.306 et s. ; Directive 96/9/CE).

L'Utilisateur bénéficie d'un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non transférable de la Plateforme pour la durée de son abonnement. Toute reproduction, copie ou utilisation commerciale non autorisée est strictement interdite.

Données de l'Utilisateur :Les données enregistrées par l'Utilisateur dans la Plateforme demeurent sa propriété exclusive. Il dispose à tout moment du droit d'exporter ses données dans un format ouvert (CSV, PDF).

Article 10 — Disponibilité et maintenance

TraceSafe s'engage à mettre en œuvre tous les moyens raisonnables pour assurer une disponibilité de la Plateforme 24h/24, 7j/7, avec un objectif indicatif de disponibilité annuelle de 99 %hors maintenance planifiée et cas de force majeure. Cet objectif constitue une obligation de moyens et non de résultat ; aucun SLA contractuel n'est garanti sauf disposition expresse dans le cadre d'un contrat Enterprise.

Maintenance planifiée : les opérations de maintenance sont réalisées, dans la mesure du possible, en dehors des heures ouvrables belges (typiquement entre 22h00 et 06h00 CET). Un préavis d'au moins 48 heures est communiqué par email pour toute maintenance impactant l'accès. Les maintenances correctives urgentes (sécurité, correctifs critiques) peuvent être effectuées sans préavis.

Incidents majeurs : en cas d'incident affectant significativement le service, TraceSafe s'engage à en informer les Utilisateurs concernés dans les 24 heures suivant sa détection, par email et/ou via la page /status.

Sauvegardes : des sauvegardes automatiques de la base de données sont réalisées par Supabase (Point-in-Time Recovery 7 jours sur les plans applicables). Ces sauvegardes ne constituent pas un service contractuel garanti à l'Utilisateur final qui est invité à exporter régulièrement ses données.

Article 11 — Résiliation

L'Utilisateur peut résilier son abonnement à tout moment depuis son espace personnel ou en contactant contact@nodelime.com. La résiliation prend effet à la fin de la période d'abonnement en cours ; aucun remboursement au prorata n'est dû pour la période déjà payée.

TraceSafe se réserve le droit de suspendre ou résilier l'accès de tout Utilisateur ne respectant pas les présentes CGU : sans préavis en cas de manquement grave (fraude, violation de données, activité illicite), ou avec un préavis de 15 joursdans les autres cas. En cas de résiliation initiée par TraceSafe sans manquement établi de l'Utilisateur, les sommes correspondant aux mois non consommés d'une période prépayée sont remboursées au prorata.

À la résiliation du compte, l'Utilisateur dispose d'un délai de 30 jourspour exporter ses données. Passé ce délai, les données seront supprimées conformément à notre politique de conservation, à l'exception des données soumises à obligation légale de conservation.

Article 12 — Modifications des CGU

TraceSafe se réserve le droit de modifier les présentes CGU pour s'adapter aux évolutions légales, réglementaires, techniques ou commerciales. Toute modification est notifiée par e-mail à l'adresse enregistrée sur votre compte et publiée sur la page /legal/cgu avec mise à jour de la date de version.

Les modifications majeures entrent en vigueur 30 joursaprès la notification par e-mail. Durant ce délai, vous pouvez résilier votre compte sans frais et obtenir le remboursement au prorata de la période non consommée d'un abonnement prépayé.

Pour les modifications majeures, un consentement explicite(case à cocher horodatée) sera demandé lors de votre prochaine connexion. À défaut d'acceptation et de résiliation dans le délai de 30 jours, l'accès aux fonctionnalités concernées sera suspendu jusqu'à régularisation.

Article 13 — Droit applicable et juridiction compétente

Les présentes CGU sont régies par le droit belge, notamment le Code de droit économique (CDE), le Code civil belge et le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD).

En cas de litige relatif à l'interprétation ou à l'exécution des présentes CGU, les parties s'engagent à rechercher une solution amiable dans un délai de 60 jours à compter de la notification du différend par lettre recommandée avec accusé de réception. À défaut de résolution amiable, le Tribunal de l'entreprise du Hainaut (division Mons) sera seul compétent, sauf disposition légale impérative contraire.

Note : la Plateforme étant exclusivement destinée aux professionnels, les dispositions relatives à la médiation de la consommation (art. XVI.5 CDE) et à la plateforme ODR européenne ne sont pas applicables aux présentes CGU.

Article 14 — Intelligence artificielle (EU AI Act)

TraceSafe peut intégrer des fonctionnalités fondées sur l'intelligence artificielle, notamment pour l'assistance à la traçabilité, la détection d'anomalies produits ou la génération de suggestions documentaires. Ces outils sont des systèmes d'assistanceà faible risque au sens de l'EU AI Act ; ils ne prennent aucune décision autonome ayant un effet juridique ou similairement significatif sur les personnes concernées.

• Transparence (art. 50 AI Act) : l'Utilisateur est informé, dans l'interface, lorsqu'un résultat est généré ou assisté par un système d'IA.
• Contrôle humain : toute décision professionnelle (refus d'une prestation, alerte sanitaire, traçabilité d'incident) demeure sous l'entière responsabilité de l'Utilisateur professionnel.
• Absence d'IA à haut risque : TraceSafe n'utilise pas de systèmes d'IA classés à haut risque au sens de l'Annexe III du Règlement (UE) 2024/1689.
• Données d'entraînement : TraceSafe ne réutilise pas les données personnelles des Clients finaux pour entraîner des modèles d'IA tiers sans base légale appropriée.

TraceSafe se réserve le droit d'enrichir ou de modifier les fonctionnalités d'IA proposées ; toute évolution substantielle fera l'objet d'une notification et, le cas échéant, d'une mise à jour du registre des activités de traitement (art. 30 RGPD).

Article 15 — Cookies et traceurs

TraceSafe utilise des cookies et mécanismes de stockage local strictement nécessaires au fonctionnement de la Plateforme. Conformément à l'article 129 de la loi belge du 13 juin 2005 relative aux communications électroniques (telle que modifiée), ces cookies techniques ne requièrent pas de consentement préalable.

Aucun cookie publicitaireni traceur de profilage tiers n'est déposé par TraceSafe. Pour gérer ou supprimer les cookies, consultez les paramètres de votre navigateur ou contactez-nous à contact@nodelime.com.

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Détail complet : consultez notre Politique cookies dédiée pour la liste exhaustive des cookies et mécanismes de stockage local utilisés.

Article 16 — Contact

Délais de réponse indicatifs : contact général — 48 heures ouvrables (jours ouvrables belges, hors week-ends et jours fériés légaux) ; demandes RGPD — 30 jours maximum, prolongeable de 60 jours pour les demandes complexes (art. 12.3 RGPD).