Accord d'acompte
Comprendre et utiliser le module — Mis à jour le 25 mai 2026
TraceSafe est un outil de documentation. Le module Accord d'acompte vous permet de faire signer électroniquement un accord écrit avec votre client. Aucune gestion d'argent n'est effectuée — le versement se fait hors plateforme (espèces, carte, virement…).
À quoi sert ce module ?
Beaucoup de praticiens demandent un versement initial avant un rendez-vous (pour sécuriser la réservation, couvrir une éventuelle absence du client, etc.). Aujourd'hui c'est souvent géré par e-mail, papier ou rien du tout — sans preuve écrite des conditions.
Le module Accord d'acompte de TraceSafe vous permet de :
- Documenter le montant versé et les conditions d'annulation
- Faire signer électroniquement le client (signature horodatée + IP)
- Générer un PDF probatoire que le client peut conserver
- Conserver une trace inaltérable (hash SHA-256 d'intégrité) en cas de litige
Les deux types d'accord proposés
Acompte (le plus courant)
C'est l'option à utiliser dans la grande majorité des cas. Le client verse une somme pour confirmer son rendez-vous. S'il annule, vous gardez la somme.
Si le client annule
L'acompte vous reste acquis à titre de dédit.
Si vous annulez sans motif légitime
Vous devez rembourser le double de la somme.
Personnalisé
Pour définir vos propres règles d'annulation : remboursement échelonné selon le délai, engagement strict du client (acompte ferme), conditions sur mesure…
Un modèle de base est pré-rempli (100 % remboursé à plus de 7 jours, 50 % entre 48 h et 7 jours, 0 % à moins de 48 h). Vous pouvez l'adapter librement.
Le détail juridique — acompte ou arrhes ?
En droit belge, on distingue arrhes et acompte au sens strict. Mais en pratique tout le monde dit « acompte ». Voici la différence officielle :
Arrhes (art. 5.235 Code civil belge réformé)
Le versement permet à chaque partie de se dédire: le client peut renoncer en abandonnant les arrhes, le praticien peut renoncer en remboursant le double. C'est ce que l'option « Acompte » de TraceSafe utilise juridiquement— car c'est ce qui correspond au besoin courant.
Acompte au sens strict
Aucune partie ne peut renoncer — la prestation doit être exécutée. Si le client annule, il doit en principe régler la totalité du prix. À utiliser uniquement pour des prestations très engageantes. Pour cela, utilisez l'option « Personnalisé » et rédigez vos conditions en conséquence.
Le terme exact figure dans les conditions d'annulation pré-remplies pour préserver la valeur juridique du document signé.
Bonnes pratiques
Montant raisonnable
Généralement entre 10 % et 30 % du prix de la prestation. Au-delà, le montant peut être contesté comme manifestement déséquilibré (art. VI.83 du Code de droit économique belge).
Conditions équilibrées
Évitez les clauses de type « 100 % conservé en cas d'annulation à J-1 sans aucune flexibilité ». Préférez une gradation (ex. 50 % entre 48 h et 7 jours).
Faire signer AVANT le versement
Le client doit comprendre les conditions avant de payer. Lui faire signer l'accord puis encaisser dans la foulée. Ne jamais signer l'accord après le versement.
Remettre une copie au client
Téléchargez le PDF généré et transmettez-le au client (e-mail ou impression). Le PDF contient le montant, les conditions, sa signature, et un hash d'intégrité pour empêcher toute altération.
Ce que TraceSafe fait — et ne fait pas
Ce que TraceSafe fait
- • Génère le document écrit signé
- • Horodate la signature (date + IP)
- • Calcule un hash SHA-256 d'intégrité
- • Stocke la signature de façon sécurisée (RGPD)
- • Produit un PDF probatoire à la demande
Ce que TraceSafe ne fait PAS
- • Aucune gestion d'argent (pas de Stripe / paiement)
- • Aucune facture officielle / déclaration TVA
- • Aucune validation juridique du contenu signé
- • Aucun arbitrage en cas de litige
- • Aucun rappel automatique au client
Responsabilités
Le praticien est seul responsable du choix du type d'accord, du montant demandé, et de la rédaction (ou validation) des conditions d'annulation. TraceSafe fournit des modèles pré-rédigés à titre indicatif, sans engagement de validité juridique en cas de litige spécifique.
En cas de doute pour une situation particulière (montant inhabituel, conditions spéciales, client mineur, prestation atypique…), consultez un juriste ou un avocat avant de faire signer l'accord. Les modèles fournis par TraceSafe sont conçus pour les cas courants et ne couvrent pas toutes les situations.
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